Analisa dan Perancangan Sistem

I. Analisa Sistem

a. Pengertian Analisa Sistem
Analisa Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto HM, 2002).

b. Langkah-Langkah Analisa Sistem
Di dalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan, yaitu :
1. Mengindentifikasi Masalah
Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai satu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Tugas-tugas yang harus dilakukan untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi adalah sebagai berikut : (1) Mengidentifikasi masalah; (2) Mengidentifikasi titik keputusan; (3) Mengidentifikasi personil-personil kunci.
2. Memahami Kerja Sistem
Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang diperoleh dengan cara melakukan penelitian, dengan langkah-langkah sebagai berikut : (1) Menentukan jenis penelitian; (2) Merencanakan jadwal penelitian; (3) Membuat penugasan penelitian; (4) Membuat agenda wawancara; (5) Mengumpulkan hasil wawancara.
3. Menganalisa Hasil Penelitian
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan, dengan langkah-langkah sebagai berikut : (1) Menganalisa kelemahan sistem; (2) Menganalisa kebutuhan informasi pemakai / manajemen.
4. Membuat Laporan Hasil Penelitian
Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, selanjutnya membuat laporan hasil analisis (Jogiyanto HM, 2002).

II. Perancangan Sistem

A. Pengertian Perancangan Sistem
Pengertian perancangan sistem adalah merancang atau mendesain bentuk suatu sistem yang baik yang berisi langkah-langkah operasi dalam pengolahan data dan prosedur sebagai pendukung sistem. Untuk melakukan perancangan sistem yang terstruktur, diperlukan suatu teknik di dalamnya dengan menggunakan alat yang umumnya berupa gambar atau diagram lebih mudah dipahami (Jogiyanto HM, 2002).

B. Flowchart System
Flowchart system merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.

Simbol-Simbol Pada Sistem Flowchart :
C. Diagram Konteks
Diagram konteks digunakan untuk memperlihatkan ruang lingkup atau batasan-batasan dari sistem atau menggambarkan keadaan sistem secara umum.

Diagram konteks adalah diagram yang menerangkan lingkungan dari sistem. Yang digambar dalam diagram ini adalah si pemakai sistem (pemberi input dan penerima laporan), proses atau nama sistem dan berbagai input yang diperlukan dan output yang dihasilkan.

D. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem.
Pedoman dalam menggambar Data Flow Diagram adalah :

1. Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar (external entities) yang terlibat di sistem. Kesatuan luar ini merupakan kesatuan (entity) di luar sistem, karena di luar bagian pengolahan data (sistem informasi). Kesatuan luar ini merupakan sumber arus data ke sistem informasi serta tujuan penerima arus data hasil dari proses sistem informasi, sehingga merupakan kesatuan di luar sistem informasi.
2. Mengidentifikasikan semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar, yaitu output berupa laporan-laporan dari hasil proses transaksi.
3. Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks (context diagram). DFD merupakan alat untuk structured analysis. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar (disebut dengan top level) dan memecah-mecahnya menjadi bagian yang lebih terinci (disebut dengan lower level). Dalam DFD yang pertama kali digambar adalah level teratas yaitu context diagram. Dari context diagram ini kemudian akan digambar dengan lebih terinci lagi yang disebut dengan overview diagram (level 0). Tiap-tiap overview diagram akan digambar lebih terinci lagi dan seterusnya sampai tiap-tiap proses tidak dapat digambar lebih terinci lagi. Suatu context diagram selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja (seringkali diberi nomor proses 0). Proses ini mewakili proses dari seluruh sistem. Context diagram ini menggambarkan hubungan input atau output antara sistem dengan kesatuan luarnya.
4. Gambarlah bagan berjenjang (hierarchy chart) untuk semua proses yang ada. Bagan berjenjang digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DFD ke level-level lebih bawah lagi. Bagan berjenjang dapat digambar dengan menggunakan notasi proses yang digunakan di DFD.
5. Gambarlah sketsa DFD untuk overview diagram (level 0) berdasarkan proses di bagan berjenjang. Untuk level 0 ini, sebaiknya tidak digambarkan terlebih dahulu di DFD level 0 untuk memudahkan penggambarannya.
6. Gambarlah DFD untuk level-level berikutya yaitu level 1 dan seterusnya. Untuk tiap-tiap proses yang di pecah-pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya.
7. Setelah semua level DFD di gambar berikutnya adalah menggambar DFD untuk pelaporan manajemen yang digambar terpisah.
8. Setelah semua level DFD untuk pelaporan manajemen telah digambar, maka semua DFD ini dapat digabung dalam satu diagram (Jogiyanto H.M, 2002).

Hal-hal yang tidak diperbolehkan dalam mendesain DFD :

• Di dalam DFD tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung
• Di dalam DFD tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store yang lain secara langsung
• Di dalam DFD tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara langsung
• Setiap store harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar (Tata Sutabri, 2003).

Simbol-Simbol Pada DFD :
E. Normalisasi
Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya (Harianto Kristanto, 2004). Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi, apakah ada kesulitan pada saat menambah, menghapus, mengubah suatu database, bila ada kesulitan pada penguji tersebut maka relasi tersebut dipecah menjadi beberapa tabel lagi, dengan kata lain perancangan belum mendapatkan database yang optimal.

Normalisasi memberikan panduan yang sangat membantu bagi pengembang untuk mencegah penciptaan struktur relasi yang memiliki masalah kurang fleksibel atau mengurangi ketidakefisienan.

Konsep normalisasi menggambarkan atribut atau field-field kunci dari suatu tabel. Kunci-kunci yang biasa dipakai adalah :

1. Kunci Sederhana, adalah kunci yang dibentuk oleh sebuah elemen data (atribut).
2. Kunci Komposit, adalah kunci yang tersusun atas lebih dari satu atribut.
3. Kunci kandidat, adalah kunci yang secara unik (tidak mungkin kembar) dapat dipakai untuk mengidentifikasi suatu basis di dalam tabel.
4. Kunci Primer, adalah kunci kandidat yang dipilih sebagai kunci utama untuk mengidentifikasi baris dalam tabel.
5. Kunci alternatif, adalah semua kunci kandidat yang tidak bertindak sebagai kunci primer.
6. Kunci Tamu, adalah sembarang atribut yang menunjuk ke kunci primer pada tabel lain.

Tahap-tahap normalisasi :
a. Bentuk Tak Normal
Dalam bentuk ini data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya dan data tersebut belum dimasukkan ke dalam suatu format tertentu.
Contoh :
b. Bentuk Normal Kesatu
Pada bentuk normal kesatu data mulai dibentuk dengan mengelompokkan data pada field-field yang tepat, serta tidak ada perulangan pada atributnya. Dan seluruh record harus ditulis secara lengkap dalam menginformasikan data.
Contoh :
c. Bentuk Normal Kedua
Pada bentuk normal kedua data harus dibagi ke dalam beberapa kelompok yang dibedakan menurut field kunci masing-masing dan harus mempunyai hubungan satu dengan yang lainnya.
Contoh :
d. Bentuk Normal Ketiga
Dalam proses ini masih membagi tabel dalam beberapa bagian supaya tiap tabel tidak mempunyai field yang bergantung transitif tetapi harus bergantung penuh pada kunci utama.
Contoh :

F. Desain Input Output

Desain Input
Masukan (input) merupakan awal dimulainya informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi yang dilakukan oleh organisasi. Desain input digunakan untuk merancang tampilan layar di komputer yang menggambarkan bagaimana untuk pemasukan data. Berikut adalah langkah-langkah dari desain input :

• Menentukan kebutuhan input dari sistem baru, dapat ditentukan dengan sistem baru yang dibuat input pada DFD ditunjukkan oleh arus data dari kesatuan luar ke proses dan bentuk tampilan input di alat input yang ditunjukkan oleh suatu proses pemasukan data.
• Menentukan parameter dari input meliputi : bentuk input, dokumen dasar, sumber input, alat input, volume dan periode (Jogiyanto HM, 2002)

Desain Output
Keluaran (output) adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. Output dapat berupa hasil dari media keras atau media lunak. Output juga dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan digunakan oleh proses lain dan tersimpan di suatu media lain penyimpanan. Desain output digunakan untuk memperkirakan output apa yang akan keluar. Bentuk output dapat berupa tabel, grafik, atau keterangan. Langkah menentukan desain output adalah :

• Menentukan kebutuhan output dari sistem yang baru.
• Menentukan parameter dari output yang meliputi : format, media yang digunakan, alat yang digunakan, jumlah tembusannya, distribusi dan periode output (Jogiyanto HM, 2002)